摘 要：目前人事档案规范化建设在收集整理、鉴别分类和保管利用环节取得了一定实施效果，但还存在档案管理方式落后、信息利用率低、无法确保信息的真实性和安全保密性问题。因此，提出基于大数据技术的人事档案规范化建设路径。建立数字信息化档案管理方式，促进管理科学性;设置共享范围和权限，提高档案利用率，实现数据信息共享;通过标准化处理档案数据，确保内容的真实性;建立数据管理平台，为档案信息数据提供安全保障，进一步推动人事档案规范化建设。

关键词：大数据;人事档案;规范化;档案管理

在大数据时代背景下，随着数据在各个领域的广泛应用，大数据已经成为一项可持续发展的重要资产，对各行业的发展具有至关重要的作用。大数据技术是利用信息技术的处理优势，对数据进行收集、挖掘、分析和整理，实现对海量多元化数据的快速处理。随着互联网平台容纳的资源越来越多，大数据技术对信息的处理优势更加得以体现，使人们对数据资源的获取更加便捷和有效。人事档案管理，是各单位人力资源管理的基础工作，也是重要的管理途径和依据。当今社会，每一个人都有自己的人事档案，记录学生时期的学习成绩和表现、工作时期的工作表现、社会实践和奖惩情况，可以反映出个人道德品质和工作能力，是考核和衡量个人价值的重要参考资料，对人才选拔和晋升具有指导意义。人事档案规范化建设，是为了充分发挥档案管理作用，以数字信息化建设为手段，实现电子档案管理制度，提升档案管理服务能力和水平。随着互联网水平的不断发展，大数据技术为人事档案规范化管理提出了新的建设思路，同时也带来新的挑战。如何顺应时代发展，利用大数据技术实现人事档案规范化建设，是当前人力资源管理需要解决的重要问题。因此，本文对大数据时代背景下的人事档案规范化建设进行研究，减少传统建设模式的弊端，提升人事档案的管理效率，促进人力资源管理的发展。

一、人事档案规范化建设现状

如何顺应时代发展，利用大数据技术实现人事档案规范化建设，是当前人力资源管理需要解决的重要问题。人事档案建设经过长时间的调整、管理与发展，逐步形成了相对规范的制度标准，人事档案管理运行逐渐完善，标准化程度日益提高，规范化建设取得了一定实施效果。人事档案建设的内容比较丰富，范围比较广泛，其管理遵循分级负责、集中管理的原则，确保档案管理建设的高效运行和有序实施。人事档案的建设主要包括收集整理、鉴别分类和保管利用等环节，以上环节包含了人事档案建设工作的各个流程，为人事档案更好地发挥作用提供了基础保障。

1.人事档案收集与整理

档案收集，是人事档案建设的基础环节，收集材料要确保客观真实性和规范完整性，只有满足以上要求，才能使收集环节发挥良好作用。在具体过程中，负责人员要做好常规登记，定期进行核对和复查，及时予以补充和更正。档案整理，按照具体流程进行划分，包括分类、编目、装订和排序等阶段，确保档案的顺序和逻辑具有规范化状态。以个人为单位，按具体情况进行整理，形成相应归类，使每一个人的相关材料都能呈现具有条理性的直观状态。

2.人事档案鉴别与分类

档案鉴别，是对材料进行梳理，判断事实价值，将真实客观的材料，在归档前进行保存。鉴别环节是重要的审核工作，任何被归档的材料都要有理有据，不归档材料也要给予说明理由，并且通过转给、退回、留存和销毁等方法来处理不归档材料。档案分类，是人事档案建设的重要环节，管理人员必须严格遵守相关条例，准确分类，集中整理，完成归档工作。人事档案可根据个人履历、鉴定考核和奖惩情况等进行分类，各类内部还可具体细分，按照不同内容各自归档，方便对档案信息的检索。

3.人事档案保管与利用

档案管理，要在安全的情况下储存好相应的材料，需要设计独立库房，配备高质量的储存装置，做好防火、防水和防虫等工作。当前逐渐开始推进档案信息化建设，对现有档案采用扫描方式存入信息系统，建立较为明确的保管机制。档案利用，为档案建设提供工作支撑，针对工作需求对人事档案进行查阅和借用情况，要遵循制度规定，不同组织的人事部门可根据实际情况提出补充规定，在维护档案信息需求者利益的同时，加强档案内容的保密措施。

二、人事档案规范化建设存在的问题

1.档案管理方式落后

现阶段大部分工作单位的人事档案管理方式，仍然是手工管理，管理人员的主要工作是对档案和保管库房进行管理，工作量很大。档案管理部门使用的信息系统，通常是对档案目录的录入与修改，很少涉及相应的软硬件设施和数据信息管理，基本上没有减轻管理人员的工作量，也没有提高其工作效率。虽然部分工作单位的档案系统具备制作数字档案功能，但相应功能设置较为不完善，不能保证数字档案质量，通常只能手动增减信息，没有实现数据监测和实时更新，因此档案管理方式相对较为落后。

2.人事档案信息利用率低

实际工作中，提供查阅是档案主要的利用方式，查阅时需要填写审批表格，主管签字批准后才能查档，较为不方便。现阶段不是所有工作单位都设置了统一的数据信息管理系统，档案信息系统目前也只被档案部门内部单独使用，不能在其他部门间实现信息共享，各部门缺少信息联通，容易形成信息孤岛。此外，其他部门也不能及时掌握所需要的档案信息，因此造成信息利用率较为低下。

3.无法确保档案真实性

由于档案的保存形式多数为纸质档案，在归档时需要依靠档案部门人员专业知识和熟练程度，对材料进行识别与鉴定，鉴定完毕后可放入相应档案中。现阶段人事檔案信息化建设中，虽然有设计数字档案，但不具备对数据信息真实性进行鉴定功能，将纸质档案转化为数字档案，无法保证信息的真实性。首先，需要判别数字档案是否与纸质档案内容完全一致;其次，信息数据容易被修改和伪造;最后，储存过程中由于操作不当很容易造成内容缺失。因此，目前的人事档案规范化建设，还不能保证每个环节的真实性。

4.档案信息的安全性和保密性不充分

由于档案管理的信息数量庞大，相应的存储、管理等配置功能没有被有效利用，因此档案信息化建设水平还比较低。将所有数据输入信息系统中，不仅需要超大的存储空间，基本的软硬件设置也要达到相应标准，在这种情况下，还会出现档案信息安全与保密的问题。信息在传输过程中有泄密和恶意盗取的危险，需要重视网络安全问题。从表面上看，档案信息共享与保密是矛盾的，但实际上，经过严格限定档案查询权限和内容，共享和保密都是有范围的，二者并不矛盾。因此，在安全的环境下，将共享和保密结合起来，才能实现人事档案规范化建设。

三、基于大数据的人事档案规范化建设路径

1.建立数字信息化档案管理方式

为实现人事档案规范化建设，需要改变原有的纸质档案管理方式，建立数字信息化档案管理方式，对于有重要价值的档案信息实现双向管理，进一步促进档案建设的科学性。大数据时代背景下，人事档案信息数据的内容和形式发生了巨大改变，不仅包括数字等结构式数据，还包括图片等非结构数据，因此需要充分利用大数据技术，建立依据实体档案库房的智能网络平台，能够对档案大数据进行存储、挖掘、分析和提取，同时根据现有条件进行利用和预测，以弥补档案管理方式的不足。人事档案信息可以全面了解职工的基本情况和社会工作情况，属于人力资源管理工作基础依据，因此在信息技术帮助下，应全面收集人事档案数据，培养档案管理意识，在有效实现资源整合的前提下，将档案信息合理地分类与归档，增强档案信息的管理效率。一方面可以通过档案管理系统与内部数据采集终端接口连接，自动搜集员工基本信息等相关信息数据;另一方面将档案管理系统与外部互联网数据接口进行连接，收集反映员工真实性格特点的社交网络数据，使人事档案建设增加具体和有效。

2.提高档案利用率实现数据信息共享

为实现人事档案规范化建设，需要提高档案利用率，实现数据信息共享。为解决档案信息共享的问题就要确定共享的范围和权限，对于不同保密级别的数据进行分级管理，设置不同的查询和操作权限，只有档案管理部门有权对档案信息进行修改，其他部门只有查询权限。其他部门查询档案信息时，先经过登录访问识别，然后可以查询档案，在此过程中，严格禁止复制，防止档案信息数据泄露。确定了共享范围和权限，就要确保数据可以有效共享。首先，进行共享的应该是职工名册，根据填报的基本信息生成名册，通过档案部门的数字档案进行共享，保证了职工基本信息准确性，为档案规范化建设打下了良好基础;其次，是各部门之间信息共享，保证良好的沟通和交流，提高档案信息利用率;最后，是在线查询，提出查询申请后，按照权限进行审核，可以实现异地查询和更新，避免了多次录入和审核，提高了人事档案建设效率。

3.完成档案数据标准化，确保内容真实性

为实现人事档案规范化建设，应在档案生成过程中完成数据标准化处理，确保信息内容的真实性。在生成数字信息化档案前，需要对纸质材料进行严格甄别，确保材料的真实可靠性，特别是关键信息出现涂改迹象的，更要严格鉴别真伪，严格禁止虚假信息出现在档案中。将纸质材料扫描为数字化档案时，为保证图片清晰度，要设置合适的分辨率，扫描图像不能出现黑边、倾斜和模糊，确保红色公章等内容清晰可见，数字档案与纸质档案的材料编号必须保持一致。在生成档案数字材料时，对数据进行标准化处理，确定统一格式，该格式不会被随意修改。积极利用大数据分析方法，对人事档案的数据资源深入挖掘和应用，全面收录人事档案信息，保证档案准确性和完整性。同时，应具备实时采集和更新职能部门审核的权威数据，不断拓宽数据的来源类型，掌握数据潜在规律，为人力资源管理决策提供有力支撑。从管理角度来看，还需要加大档案数据标准化的清查力度，及时查找因工作原因造成的档案缺失，按照档案管理的标准流程进行操作。

4.提供人事档案信息数据安全保障

为实现人事档案规范化建设，应完善大数据管理体系，建立具有安全保障的数据管理平台。首先，需要配备齐全的硬件和软件设施，才能进一步对人事档案使用大数据技术进行管理。在大数据管理中，系统安全是重点维护内容。为保证档案信息网络云平台储存安全，可设置以下三层保障，第一层是防火墙保障，第二层是用户登录的特殊加密和授权保障，第三层是功能强大的病毒查杀软件保障。基于以上措施，可以防止非法用户进入系统，减少档案信息数据泄露的可能性。其次，为确保数据信息的安全性，需要将档案材料在网络平台上设置为只读模式，为电子文档提供安全保护;通过添加水印等防伪标识，防止信息被恶意篡改。最后，各单位档案部门应对其他部门的查询和调阅权限进行合理控制，根据不同需求设定合理权限，利用身份识别和密码绑定，对查询部门进行认证。为了及时识别档案数据信息的安全隐患，对用户访问、读写和存取档案的时间和类型方面，做好日志管理，同时要定期对管理系统进行检查和维护，以保证系统正常运行，为数据安全提供保障。

档案新技术的应用，在信息收集阶段一次性地把人事档案输入计算机终端，利用阶段可以无数次查阅打印复制，一份档案可以多家用人单位无数次查询，原始档案无须翻动，所以毫发无损。现代信息技术也为保障個人信息安全提供了技术保障，按照严格的密级管理制度和防火墙技术可以基本保障信息安全。

四、结束语

本文通过对人事档案规范化建设现状进行分析，总结存在的问题，并针对问题提出基于大数据的人事档案规范化建设路径，以提高人力资源管理水平，促进大数据技术在人事档案建设中的应用。由于人事档案规范化建设涉及的因素较为复杂，本文的研究只是对此问题的初步探讨，因此研究还存在进一步完善的空间。人事档案的规范化建设，应根据具体的环境和工作单位性质进行区分，如分别对政府、学校和医院等事业单位和一般企业的人事档案建设进行研究，增强规范化建设的适应性。此外，人事档案规范化建设措施的实施，需要工作单位内部各部门的协调与配合，因此可对实际执行中出现的问题进行探讨和解决，以加快档案规范化建设步伐。

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（作者单位：晋中职业技术学院）

基金项目：山西省高等学校教学改革创新项目，编号：J2018130。

作者简介：任春霞（1970-），女，汉族，山西介休人，本科，副研究馆员，研究方向：档案管理和研究。

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